Wie beantrage ich eine EIN für meine US-LLC?

Auf einen Blick#

Was die Nummer leistet#

Die amerikanische Arbeitgebernummer ist das Gegenstück zur Steuernummer eines Unternehmens in Europa: eine eindeutige Kennung, unter der Behörden, Banken und Vertragspartner ein Unternehmen führen. Sie ist neunstellig, sie wird einmal vergeben, und sie bleibt dem Unternehmen dauerhaft zugeordnet.

Ihr praktischer Wert liegt darin, dass ohne sie vieles gar nicht erst beginnt. Ein US-Bankkonto, ein Vertrag mit einem Zahlungsdienstleister, eine Lieferantenbeziehung mit Zahlungsziel, die Anmeldung von Beschäftigten: Alle diese Vorgänge verlangen eine Kennung, unter der das Unternehmen geführt wird.

Was sie nicht leistet, ist ebenso wichtig und wird regelmäßig überschätzt. Sie ist kein Nachweis über Zahlungsfähigkeit, kein Gründungsakt, keine Zusage für ein Konto und keine Aussage über Aufenthalt oder Tätigkeitserlaubnis. Die Nummer öffnet die Verwaltung, nicht den Markt. Sie macht ein Unternehmen adressierbar und beantwortet keine einzige Frage, die Banken, Dienstleister oder Kreditgeber stellen. Ein Antrag in der Erwartung, danach komme der Zugang von selbst, wartet auf etwas, das die Nummer nicht enthält.

Wer sie überhaupt braucht#

Der Anlass entscheidet#

Ein Unternehmen ohne US-Sitz braucht die Nummer, wenn ein konkreter Vorgang sie verlangt. Dass es sie haben könnte, ist kein Anlass. Die häufigsten Anlässe sind eine Tochtergesellschaft, ein Lager oder Personal in den USA, ein Zahlungsdienstleister, der ohne Kennung keinen Vertrag schliesst, und steuerliche Meldepflichten.

Fehlt ein solcher Anlass, ist der Antrag Aufwand ohne Gegenwert. Die Nummer altert nicht und wird nicht wertvoller, sie liegt einfach vor, und für jede spätere Verwendung sind dieselben Nachweise erneut beizubringen. Trotzdem läuft es oft andersherum. Die Nummer wird zuerst beantragt, weil sie in Anleitungen als Schritt eins steht, und erst danach zeigt sich, dass der Engpass bei der Bank oder beim Nachweis der Tätigkeit liegt.

Die verantwortliche Person#

Der Antrag verlangt eine natürliche Person, die Kontrolle über das Unternehmen ausübt. Die Angabe verbindet die Nummer mit einem Menschen und wird bei späteren Prüfungen herangezogen, etwa wenn eine Bank die wirtschaftlich Berechtigten feststellt. Eine Formalie ist sie deshalb nicht.

Für ausländische Unternehmen entsteht hier die erste echte Hürde. Wo diese Person keine US-Kennnummer besitzt, ist der bequeme Online-Weg verschlossen, und der Antrag läuft über langsamere Kanäle. Welche persönlichen Nummern es überhaupt gibt und wofür sie taugen, behandelt ITIN oder SSN für US-Kreditkarten.

Mit einem beauftragten Dienstleister gehört an dieser Stelle ein zweiter Blick in den Antrag.

Trägt der Dienstleister sich selbst als verantwortliche Person ein, entsteht eine Zuordnung, die später bei jeder Bank Rückfragen auslöst und sich nur mit Aufwand korrigieren lässt.

Gründung oder nur Registrierung#

Zwei Wege führen in den US-Markt, und sie werden häufig vermischt. Der erste ist die Gründung einer eigenen US-Gesellschaft, die dann eine eigene Nummer bekommt und als US-Unternehmen auftritt. Der zweite ist die Registrierung des bestehenden ausländischen Unternehmens, das seine Rechtsform behält und nur steuerlich erfasst wird.

Beide Wege haben eigene Folgen für Haftung, Buchführung und Berichtspflichten, und die Wahl gehört vor den Antrag, nicht danach. Für den Aufbau einer US-Bonität ist der Unterschied erheblich, denn eine Firmenakte entsteht für das Unternehmen, das die Verbindlichkeiten trägt. Die Reihenfolge dazu steht in US-Firmenbonität aus dem DACH-Raum. Auf beiden Wegen bewegt die Nummer allein nichts, alles Weitere hängt an Nachweisen, die unabhängig von ihr geprüft werden.

Die Wahl des Gründungsstaats, und warum sie überschätzt wird#

In Anleitungen für Gründungen aus dem Ausland tauchen immer wieder zwei Bundesstaaten auf, und die Diskussion darüber verdeckt regelmäßig die wichtigeren Fragen.

Was der Gründungsstaat regelt. Er bestimmt das Gesellschaftsrecht, die jährlichen Gebühren und Meldepflichten und die Zuständigkeit im Streitfall. Das sind reale Unterschiede, und für Unternehmen mit Investoren oder komplexer Struktur ist die Wahl wichtig.

Was er nicht regelt. Er ändert nichts daran, wo das Geschäft stattfindet. Ein Unternehmen mit Personal, Lager oder Kunden in einem anderen Bundesstaat wird dort in aller Regel zusätzlich registrierungspflichtig und zahlt dort ebenfalls Gebühren. Der Gründungsstaat ist dann nur einer von zwei Orten, an denen Pflichten anfallen.

Was er für Banken bedeutet. Wenig. Banken interessieren sich für die wirtschaftlich Berechtigten, für die Tätigkeit und für die Erreichbarkeit, nicht für die Eleganz der Rechtswahl. Ein beliebter Gründungsstaat öffnet kein einziges Konto schneller.

Für den typischen Fall aus dem DACH-Raum, also ein kleines Unternehmen mit digitalem Angebot und ohne Personal vor Ort, ist die Wahl deshalb nachrangig. Vorrangig sind die Fragen, wer verantwortlich zeichnet, welche Bank überhaupt eröffnet und welche Berichtspflichten jährlich anfallen.

Was die Nummer im Alltag auslöst#

Mit der Vergabe der Nummer entsteht ein Konto bei der Steuerbehörde, und mit ihm eine Erwartungshaltung. Drei Punkte folgen daraus unmittelbar, und sie überraschen regelmäßig.

Erklärungspflichten laufen an. Je nach Einheit und Tätigkeit sind Erklärungen fällig, auch bei Umsatz von null. Bleiben sie aus, sammeln sich Versäumnisse, die später bei jeder Prüfung auftauchen und in manchen Konstellationen Zuschläge auslösen.

Die Adresse wird zur Zustelladresse. Post der Behörde geht an die angegebene Anschrift, und sie geht dorthin auch dann, wenn dort niemand sitzt. Eine funktionierende Postweiterleitung gehört deshalb zu den Pflichten.

Änderungen sind meldepflichtig. Wechselt die verantwortliche Person, ändert sich die Anschrift oder die Rechtsform, gehört das gemeldet. Unterbleibt es, weicht die Aktenlage von der Wirklichkeit ab, und Banken bemerken die Abweichung bei der nächsten Prüfung.

Von Anfang an organisiert, macht die Nummer wenig Arbeit. Bleiben Erklärungen, Post und Änderungsmeldungen jahrelang liegen, kommt die Arbeit mit Zinseszins zurück, an dem Tag, an dem etwas Wichtigeres davon abhängt.

Rechenbeispiel: zwei Reihenfolgen, dasselbe Ziel#

Angenommen, ein deutsches Unternehmen will in den USA über einen Zahlungsdienstleister verkaufen. Variante A beantragt zuerst die Nummer, Variante B klärt zuerst die Anforderungen des Dienstleisters.

Die Wochenangaben sind frei gewählt. In Woche 10 trennen sich die Varianten, weil sich eine Nummer, die auf die falsche Einheit ausgestellt ist, nicht umwidmen lässt. Sie gehört zum Unternehmen, das sie beantragt hat, und verlangt der Vertragspartner eine andere Einheit, beginnt der Vorgang von vorn.

Die Reihenfolge kostet nichts außer Disziplin. Sind die Anforderungen vor dem Antrag bekannt, bleibt es bei einem einzigen Antrag für die richtige Einheit.

Was danach noch fehlt#

Mit der Nummer in der Hand ist der Zugang nicht erledigt. Er entsteht aus Tätigkeit, Nachweisen und gemeldeten Verbindlichkeiten, und das dauert. Drei Dinge folgen, jedes mit eigenen Anforderungen.

Das Bankkonto. Banken prüfen die wirtschaftlich Berechtigten, die Geschäftstätigkeit und die Erreichbarkeit. Für ein Unternehmen ohne Präsenz vor Ort ist das der schwierigste Schritt. Lehnt eine Bank ab, sagt das mehr über ihre Hausregeln als über das Vorhaben.

Die Zahlungsabwicklung. Dienstleister verlangen zusätzlich Unterlagen zum Geschäftsmodell, oft Musterrechnungen, gelegentlich Nachweise über Lieferketten. Diese Prüfung ist unabhängig von der Steuerbehörde und folgt eigenen Regeln.

Die Firmenakte. Sie entsteht zuletzt und nur, wenn Geschäftspartner melden. Ohne gemeldete Verbindlichkeiten bleibt das Unternehmen im Kreditsystem unsichtbar, und jede Kartenentscheidung fällt weiter über die Person, wie Business Credit und persönliche Haftung zeigt.

Wann sich der Antrag nicht lohnt#

In diesen Lagen bringt die Nummer nichts:

• Kein US-Geschäft in Sicht. Ohne Vertragspartner, Tätigkeit oder Meldepflicht gibt es keinen Verwendungszweck. Ein Vorrat an Kennungen existiert nicht.
• Nur eine private Karte als Ziel. Für private Kreditprodukte ist die Firmennummer unbrauchbar. Dort zählt die persönliche Historie, die in Wie eine US-Kreditgeschichte entsteht beschrieben ist.
• Ohne geklärte Struktur. Solange offen ist, ob eine US-Gesellschaft gegründet oder das bestehende Unternehmen registriert wird, ist jeder Antrag verfrüht, weil er auf die falsche Einheit lauten kann.
• Ohne steuerliche Beratung bei echter Tätigkeit. Bei echter Tätigkeit in den USA sind Fragen zu Betriebsstätten und Abkommen zu klären. Sie entscheiden über Kosten, die jede Ersparnis beim Antrag überschreiten.
• Als Teil eines Pakets mit Konto und Kreditlinie. Angebote, die im selben Atemzug Nummer, Konto und Kreditlinie zusagen, beschreiben drei getrennte Prüfungen als einen Vorgang. Die erste ist Verwaltung, die zweite hängt an Nachweisen, die dritte an einer Historie, die es noch gar nicht gibt.

Wie sich der Antrag vorbereiten lässt#

Der Antrag selbst ist ein Formular. Er scheitert selten daran und oft an Unterlagen, die nicht zusammenpassen.

Die Gesellschaftsunterlagen aktuell halten. Name, Sitz, Vertretungsberechtigte und Rechtsform müssen mit dem übereinstimmen, was im Antrag steht. Abweichungen in der Schreibweise, etwa bei Umlauten oder Rechtsformzusätzen, führen zu Rückfragen.

Die verantwortliche Person festlegen. Sie sollte vertretungsberechtigt sein und erreichbar bleiben. Ein Wechsel ist möglich, aber meldepflichtig, und jede Nichtübereinstimmung fällt später bei der Bank auf.

Den Antragsweg klären. Für Antragsteller ohne US-Kennnummer der verantwortlichen Person steht der Online-Weg nicht offen. Der Ersatzweg dauert länger, und die Wartezeit lässt sich einplanen, statt sie zu erleben.

Die Anschrift prüfen. Behördenpost geht an die angegebene Adresse, und sie ist nicht immer digital verfügbar. Eine Adresse ohne funktionierende Weiterleitung sorgt dafür, dass Fristen verstreichen, von denen niemand erfährt.

Mit Unterlagen, Person, Antragsweg und Anschrift in Ordnung braucht der Antrag selbst wenig Zeit. Ohne diese Vorbereitung vergehen Wochen mit Korrekturen, die jede für sich trivial sind und zusammen den Zeitplan sprengen.

Die häufigsten Fehler#

• Die Nummer für einen Gründungsakt halten. Sie identifiziert ein bestehendes Unternehmen und erzeugt keines.

• Vor der Strukturentscheidung beantragen. Zuerst steht fest, welche Einheit auftreten soll. Der Antrag kommt danach.

• Den Dienstleister als verantwortliche Person eintragen lassen. Diese Person gehört zum Unternehmen, sonst entstehen dauerhafte Rückfragen.

• Mit sofortigem Kontozugang rechnen. Die Bank prüft unabhängig, und an ihren Anforderungen hängt der Zeitplan.

• Bonität erwarten. Eine Firmenakte entsteht durch gemeldete Verbindlichkeiten. Eine Kennung allein füllt sie nicht.

• Steuerliche Folgen erst hinterher klären. Sie hängen an der Tätigkeit, kosten mehr als jeder Antrag und gehören deshalb an den Anfang.

Was bei der Bank zusätzlich gefragt wird#

Nach der Nummer kommt die Bank, und sie stellt Fragen, die mit Steuern nichts zu tun haben. Drei davon entscheiden den Ausgang.

Woher das Geld kommt. Gefragt sind Herkunft der Mittel und erwartete Zahlungsströme, in Zahlen und mit Belegen. Eine Antwort wie “aus dem laufenden Geschäft” genügt nicht.

Wer zeichnungsberechtigt ist. Jede Person mit Zugriff wird geprüft, und jede zusätzliche Person verlängert das Verfahren. Für den Start ist eine einzige Person die schnellere Wahl.

Wie das Geschäft aussieht. Website, Musterrechnungen, Verträge mit Kunden oder Lieferanten. Ein Unternehmen, das nichts davon zeigen kann, wirkt wie eine Struktur ohne Betrieb, und solche Strukturen lehnen Banken ab.

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